ChatGPTを仕事に使っていて、こんなことはありませんか。
- 新しいチャットを開くたびに、「私は〇〇の仕事をしていて…」と前提を書き直している
- 出てくる文章が毎回よそよそしく、結局自分で書き直している
- 前に作ったうまい指示文が、どのチャットにあったか分からない
これは、ChatGPTに自分の仕事の前提が渡っていないことが原因です。この記事では、ChatGPTの「プロジェクト」機能を使って、前提を一度だけ渡し、あとは自分専用のChatGPTとして使う方法を紹介します。
※ ChatGPTの画面や使える機能は、プランや時期によって変わることがあります。最新の情報はOpenAIの公式ヘルプをご確認ください。
「プロジェクト」とは
プロジェクトは、関係するチャットをひとまとめにして、そのまとまりの中だけで使う指示やファイルを持たせられる機能です。
たとえば「見積書づくり」「SNSの投稿文」「お客様へのメール」のように、仕事ごとにプロジェクトを分けておくと、中で開いたチャットはすべて、そのプロジェクトの前提を踏まえて答えてくれます。
手順1：任せたい仕事を1つに絞る
最初から「仕事全部」を覚えさせようとすると、うまくいきません。まずは、
- 毎週のように発生する
- 書き方や判断の基準がある程度決まっている
- 今は自分で毎回ゼロから作っている
こうした仕事を1つだけ選びます。お客様へのお礼メール、日報のまとめ、求人票の下書きなどが始めやすい題材です。
手順2：プロジェクトを作り、指示を書く
プロジェクトを新しく作ったら、そのプロジェクト用の指示欄に、次の4つを書きます。
- 自分は何者か：業種、役職、どんなお客様を相手にしているか
- この仕事の目的：何のために、誰に向けて作るものか
- 判断の基準：よい出来・ダメな出来の違い、使ってはいけない言い回し
- 出力の形：文字数、見出しの有無、敬語の度合い
書き方の例です。
私は鹿児島市で工務店を経営しています。お客様は地元の30〜50代のご家族が中心です。
このプロジェクトでは、打ち合わせ後にお客様へ送るお礼メールを作ります。
・専門用語は使わず、次回までにお客様にお願いしたいことを必ず1つ書く
・「させていただきます」を続けて使わない
・400字以内、署名は不要
手順3：見本になる文書を入れる
指示だけよりも、実際に自分が書いた良い見本を渡したほうが、文体はずっと近づきます。過去に送ったメールや、評判のよかった資料を2〜3点、プロジェクトに入れておきましょう。
お客様の個人情報が入っている文書は、名前や連絡先を消してから使ってください。会社でAIの利用ルールがある場合は、そちらに従います。
手順4：使って、直して、育てる
プロジェクトの中で新しいチャットを開き、「〇〇様との打ち合わせ内容はこれです」と材料だけ渡します。出てきた文章に違和感があれば、その場で直すだけでなく、直した理由を指示欄に書き足すのがコツです。
これを数回繰り返すと、書き直しがほとんど要らない状態に近づいていきます。
うまくいかないときに見直すところ
| 困りごと | 見直すところ |
|---|---|
| 文章が長すぎる・硬すぎる | 出力の形（文字数・敬語の度合い）を具体的に書く |
| 自分らしくない | 見本の文書を増やす・入れ替える |
| 毎回同じ間違いをする | その間違いを「使ってはいけない」として指示欄に書く |
| 答えがぶれる | 1つのプロジェクトに仕事を詰め込みすぎていないか確認する |
まとめ
- 前提を毎回書くのをやめ、プロジェクトに一度だけ渡す
- 任せる仕事は1つに絞って始める
- 指示だけでなく、自分の見本を入れる
- 直した理由を指示に書き足して、育てる
鹿児島AI会の鹿児島AI実践会では、この「自分専用ChatGPT」を、参加者それぞれの仕事を題材にその場で作っています。一人だと手が止まってしまう方は、パソコンを持っておこしください。